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Westfalenhalle_Azubi

Veranstaltungskauffrau


Ina berichtet über einen Tag in ihrer Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau bei der Westfalenhallen Dortmund GmbH

08:30 Uhr Arbeitsbeginn!
Heute beginnt mein Arbeitstag um 8:30 Uhr im Veranstaltungszentrum der Westfalenhallen Dortmund GmbH, meiner derzeitigen Ausbildungsabteilung, in der ich seit Februar diesen Jahres tätig bin.
Im Büro bearbeite ich zunächst meine Emails. Um 9:00 Uhr geht es mit meinen Kollegen in die Dienstleisterrunde. Hier treffen sich einmal in der Woche Mitarbeiter aus den verschiedenen Abteilungen, wie z.B. aus dem Zentralbereich Technik, der Messe Westfalenhallen Dortmund GmbH, dem Zentralbereich Kommunikation, dem KHC – Kongress, Hotel und Catering oder auch dem Veranstaltungszentrum, um über die kommenden und abgeschlossenen Veranstaltungen zu sprechen.
Nach der Dienstleisterrunde fallen tägliche Aufgaben an, wie z.B. Post holen und diese bearbeiten oder auch Telefon- und Mailanfragen beantworten. Oftmals beantworte ich Freiterminanfragen für die Westfalenhallen und trage die Reservierungen in unser Buchungsprogramm ein.
12:30 Uhr Mittagspause!
Meistens treffe ich mich mit den anderen Azubis, damit wir gemeinsam zur Pause gehen und uns von unserem Vormittag erzählen können. Hierzu gehen wir in unsere Kantine, die sich im Best Western Parkhotel befindet. In der Kantine können wir entweder ein warmes Mittagessen zu uns nehmen oder zum Beispiel auch ein belegtes Brötchen essen.
13:00 Uhr Ehe ich mich versehe, ist meine Mittagspause schon wieder vorbei. Gemeinsam mit den anderen Azubis kehre ich zum Verwaltungsgebäude zurück und mache mich wieder an die Arbeit.
Nun ist es meine Aufgabe, eine Bühnenanweisung für ein Konzert in der Westfalenhalle 1 zu bearbeiten. Die Bühnenanweisung wird uns von dem Veranstalter zugeschickt und enthält alle nötigen Infos und Anforderungen an die Location: Bühnenmaße, aktuelle Bestuhlungspläne, Stromanschlüsse, Personal, Tribünen, Beleuchtung, Telefone oder auch Parkplätze für Trucks, Nightliner oder PKWs usw.
Nachdem ich mir die Bühnenanweisung genau durchgelesen habe und die wichtigsten Sachen markiert habe, trage ich die Informationen in unser Buchungsprogramm ein und erstelle die technischen Informationen. Die technischen Informationen verschicke ich nun an alle relevanten Abteilungen und Kollegen bei uns im Haus, damit jeder genau weiß, was für das Konzert erledigt werden muss.
Natürlich gehört auch der Veranstaltungsdienst zu meinen Aufgaben. Wenn eine Veranstaltung stattfindet, ist es wichtig und notwendig, dass wir als Ansprechpartner der Westfalenhallen für Fragen rund um die Location zur Verfügung stehen. Vor Konzertbeginn muss ebenfalls überprüft werden, ob z.B. die Sanitäter anwesend oder auch alle Fluchtwege frei sind. Aber da heute leider keine Veranstaltung stattfindet, zählt dies am heutigen Tag nicht zu meinen Aufgaben
17:00 Uhr Feierabend!
Mal wieder geht ein abwechslungsreicher Tag zu Ende. Jetzt werde ich das schöne Wetter noch ausnutzen und bin gespannt darauf, welche Aufgaben mich morgen erwarten werden.