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Westfalenhalle_Azubi

Hotelfachfrau


Christina berichtet über einen Tag in ihrer Ausbildung zur Hotelfachfrau bei der Westfalenhallen Dortmund GmbH

07:30 Uhr Heute starte ich meinen Arbeitstag um 7:30 Uhr im Kongresszentrum der KHC Westfalenhallen GmbH – Hotel, Kongress und Catering, meiner derzeitigen Ausbildungsabteilung, in der ich seit November 2010 tätig bin. Beim Betreten des Büros wird mein Arbeitsbeginn über die Zeiterfassung am Telefon erfasst. Ich schalte meinen PC und Drucker ein, aktualisiere den Kalender an der Wand und schaue als erstes, welche Veranstaltungen heute im Kongresszentrum stattfinden. Nun mache ich mich auf den Weg und kontrolliere die Tagungssäle anhand von Ablaufplänen der einzelnen Veranstaltungen. Ich schaue nach, ob die gewünschte Technik vorhanden ist, das Klima im Saal okay ist, Getränke im Saal bereit stehen oder ob das Equipment, wie Kaffeetasse, Teller, Zucker oder Milch, für die Kaffeepause aufgebaut ist. Meistens treffe ich so früh am morgen bereits einige Referenten der Veranstaltungen, die sich auf ihr Seminar vorbereiten. Ich stelle mich vor und frage, ob sie noch irgendwelche Wünsche haben und versuche diese zu erfüllen. Wenn ich alle Säle abgeklappert habe, gehe ich zurück ins Büro und bearbeite als erstes meine E-Mails. Um 08:00 Uhr kommen bereits meine Kollegen mit denen ich kurz bespreche, was für den Tag anliegt. Danach fallen tägliche Aufgaben an, wie z.B. Post holen, Mailanfragen bearbeiten, Telefonanrufe entgegen nehmen, Veranstaltungsreservierungen in unser Buchungsprogramm eintragen oder Ablaufpläne für die bereits gebuchten Veranstaltungen absprechen und schreiben. Jeden Tag findet unsere 10:30 Uhr Runde statt. Hier treffen sich Mitarbeiter aus den verschiedenen Abteilungen, wie z.B. Küche, Hausdamen, Rezeption, Restaurant, Magazin oder Messe, um über die kommenden und abgeschlossenen Veranstaltungen zu sprechen. Der Ausbildungsberuf zur Hotelfachfrau ist sehr vielseitig. Man durchläuft viele Abteilungen und kann sich später entscheiden, auf welchen Bereich man sich spezialisieren möchte.

12:00 Uhr Mittagspause!
Meistens gehe ich mit meiner Azubi Kollegin, die im Moment mit mir im Veranstaltungsverkauf arbeitet, in die Pause. Dennoch trifft man viele andere Azubis im Pausenraum. Unsere Kantine befindet sich direkt im Best Western Parkhotel Westfalenhallen und das Essen wird frisch zubereitet. Wir können jeden Tag zwischen einem Gericht mit Fleisch und einem vegetarischen Gericht wählen. Außerdem wird jeden Tag ein Salatbuffet aufgebaut, an dem man sich bedienen kann.
12:30 Uhr Nach der Mittagspause kehre wieder ins Büro zurück und mache mich an die Arbeit. Jetzt muss ich einen Veranstalter anrufen und mit ihm seine Veranstaltung, die in der nächsten Woche stattfindet, durchsprechen. Hierzu gehe ich mit ihm die allgemeinen Informationen durch, wie z.B. Dauer der Veranstaltung, Personenzahl, Bestuhlung des Saals oder die genaue Rechnungsanschrift. Des Weiteren ist es natürlich wichtig für uns zu wissen, was wir für den Veranstalter und seine Teilnehmer an gastronomischer Versorgung bereitstellen sollen, wie z.B. Getränke im Saal, Kaffeepausen mit Obst, herzhafte Teilchen oder Blechkuchen, Mittagessen im Restaurant oder eventuell ein Abendessen zum Ausklang der Veranstaltung. Danach erfrage ich die genaue Technik. Der Veranstalter entscheidet sich für einen Beamer, einen Flipchart und ein ansteckbares Mikrofon. Die Technik wird dann am Morgen der Veranstaltung von der Technik bereitgestellt. Zum Schluss erfrage ich, wer der Ansprechpartner vor Ort ist, ob der Veranstalter noch irgendwelche Dinge wünscht oder ob ihm etwas sehr wichtig ist worauf wir ein besonderes Augenmerk legen müssen, wie z.B. Klima im Saal nicht zu kühl. Nun öffne ich über unser Buchungsprogramm die Veranstaltung und erstelle einen genauen Ablaufplan den ich danach an unsere Abteilungsleiter schicke. So weiß jeder genauestens Bescheid, was bei der Veranstaltung bereitgestellt werden muss und zu beachten ist. Wenn ich dann am Veranstaltungstag im Dienst bin, werde ich mich zum Beginn bei dem Ansprechpartner vorstellen. So kann ich direkt Fragen beantworten, da ich die Veranstaltung abgesprochen habe und bestens Bescheid weiß.
16:00 Uhr Feierabend!
Schon wieder ist ein abwechslungsreicher Arbeitstag zu Ende gegangen. Jetzt werde ich schnell nach Hause fahren und bei dem schönen Wetter eine große Runde mit meinem Hund gehen. Ich bin schon gespannt welche Aufgaben mich morgen erwarten werden.